Il
garante per la protezione dei dati personali, in data 1° marzo 2007, ha
emanato un provvedimento generale diretto a fornire concrete
indicazioni circa l’utilizzo del computer nei luoghi di lavoro, con
particolar attenzione all’uso di internet e della posta elettronica.

Al riguardo, atteso che la verifica dei siti web
visitati dal dipendente e l’esame dei messaggi di posta elettronica può
comportare l’acquisizione di informazioni che rilevano nella sfera
privata dello stesso, il provvedimento, mira a predisporre delle misure
idonee a prevenire usi arbitrari di tali strumenti informatici, al fine
di tutelare la riservatezza degli stessi lavoratori, vietando il
monitoraggio delle attività informatiche.

In particolare, si prescrive il divieto per i
datori di lavoro pubblici e privati di controllare la posta elettronica
e la navigazione in internet dei dipendenti, salvo limitati casi
connotati da carattere di eccezionalità, anche perché, l’attività di
monitoraggio delle pagine web e della posta integrerebbe un controllo a
distanza del lavoratore espressamente precluso dall’art. 4 dello
statuto dei lavoratori.

Si prevede, altresì, che gli stessi datori di
lavoro dovranno informare preventivamente e dettagliatamente i
dipendenti sull’utilizzo del computer sul luogo di lavoro e della
possibilità dell’effettuazione di controlli.

Tra le iniziative suggerite dallo stesso garante si segnalano:

la individuazione preventiva dei siti accessibili compatibili con le politiche del lavoro relativo all’azienda interessata;

l’utilizzo di filtri che impediscano operazioni non consentite;

la valutazione della possibilità di un indirizzo
alternativo per messaggi di posta elettronica privata, delegando
formalmente un altro lavoratore per il controllo della posta
elettronica in caso di assenza prolungata.

Specifiche misure di tutela sono state previste
dal Garante per le professioni, quali i giornalisti, tenute al rispetto
del segreto professionale.

(Altalex, 6 marzo 2007. Nota di Gesuele Bellini)

 

Registro delle deliberazioni

Del. n. 13 del 1° marzo 2007

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, in presenza del prof. Francesco
Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice
presidente, del dott. Giuseppe Fortunato e del dott. Mauro Paissan,
componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

 

Visti i reclami, le segnalazioni e i quesiti
pervenuti riguardo ai trattamenti di dati personali effettuati da
datori di lavoro riguardo all'uso, da parte di lavoratori, di strumenti
informatici e telematici;

 

Vista la documentazione in atti;

 

Visti gli artt. 24 e 154, comma 1, lett. b) e c)
del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno
2003, n. 196);

 

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

 

Relatore il dott. Mauro Paissan;

 

PREMESSO

 

 

1. Utilizzo della posta elettronica e della rete Internet nel rapporto di lavoro

 

1.1. Premessa

Dall'esame di diversi reclami, segnalazioni e
quesiti è emersa l'esigenza di prescrivere ai datori di lavoro alcune
misure, necessarie o opportune, per conformare alle disposizioni
vigenti il trattamento di dati personali effettuato per verificare il
corretto utilizzo nel rapporto di lavoro della posta elettronica e
della rete Internet.

 

Occorre muovere da alcune premesse:

 

a) compete ai datori di lavoro assicurare la
funzionalità e il corretto impiego di tali mezzi da parte dei
lavoratori, definendone le modalità d'uso nell'organizzazione
dell'attività lavorativa, tenendo conto della disciplina in tema di
diritti e relazioni sindacali;

b) spetta ad essi adottare idonee misure di
sicurezza per assicurare la disponibilità e l'integrità di sistemi
informativi e di dati, anche per prevenire utilizzi indebiti che
possono essere fonte di responsabilità (artt. 15, 31 ss., 167 e 169 del
Codice);

c) emerge l'esigenza di tutelare i lavoratori
interessati anche perché l'utilizzazione dei predetti mezzi, già
ampiamente diffusi nel contesto lavorativo, è destinata ad un rapido
incremento in numerose attività svolte anche fuori della sede
lavorativa;

d) l'utilizzo di Internet da parte dei lavoratori
può infatti formare oggetto di analisi, profilazione e integrale
ricostruzione mediante elaborazione di log file della navigazione web
ottenuti, ad esempio, da un proxy server o da un altro strumento di
registrazione delle informazioni. I servizi di posta elettronica sono
parimenti suscettibili (anche attraverso la tenuta di log file di
traffico e-mail e l'archiviazione di messaggi) di controlli che possono
giungere fino alla conoscenza da parte del datore di lavoro (titolare
del trattamento) del contenuto della corrispondenza;

e) le informazioni così trattate contengono dati
personali anche sensibili riguardanti lavoratori o terzi, identificati
o identificabili. (1)

 

1.2. Tutela del lavoratore

Le informazioni di carattere personale trattate
possono riguardare, oltre all'attività lavorativa, la sfera personale e
la vita privata di lavoratori e di terzi. La linea di confine tra
questi ambiti, come affermato dalla Corte europea dei diritti
dell'uomo, può essere tracciata a volte solo con difficoltà. (2)

 

Il luogo di lavoro è una formazione sociale nella
quale va assicurata la tutela dei diritti, delle libertà fondamentali e
della dignità degli interessati garantendo che, in una cornice di
reciproci diritti e doveri, sia assicurata l'esplicazione della
personalità del lavoratore e una ragionevole protezione della sua sfera
di riservatezza nelle relazioni personali e professionali (artt. 2 e
41, secondo comma, Cost.; art. 2087 cod. civ.; cfr. altresì l'art. 2,
comma 5, Codice dell'amministrazione digitale (d.lg. 7 marzo 2005, n.
82), riguardo al diritto ad ottenere che il trattamento dei dati
effettuato mediante l'uso di tecnologie telematiche sia conformato al
rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità
dell'interessato). (3)

 

Non a caso, nell'organizzare l'attività lavorativa
e gli strumenti utilizzati, diversi datori di lavoro hanno prefigurato
modalità d'uso che, tenendo conto del crescente lavoro in rete e di
nuove tariffe di traffico forfettarie, assegnano aree di lavoro
riservate per appunti strettamente personali, ovvero consentono usi
moderati di strumenti per finalità private.

 

 

2. Codice in materia di protezione dei dati e discipline di settore

 

2.1. Principi generali

Nell'impartire le seguenti prescrizioni il Garante
tiene conto del diritto alla protezione dei dati personali, della
necessità che il trattamento sia disciplinato assicurando un elevato
livello di tutela delle persone, nonché dei principi di
semplificazione, armonizzazione ed efficacia (artt. 1 e 2 del Codice ).
Le prescrizioni potranno essere aggiornate alla luce dell'esperienza e
dell'innovazione tecnologica.

 

2.2. Discipline di settore

Alcune disposizioni di settore, fatte salve dal
Codice, prevedono specifici divieti o limiti, come quelli posti dallo
Statuto dei lavoratori sul controllo a distanza (artt. 113, 114 e 184,
comma 3, del Codice; artt. 4 e 8 l. 20 maggio 1970, n. 300 ).

 

La disciplina di protezione dei dati va coordinata
con regole di settore riguardanti il rapporto di lavoro e il connesso
utilizzo di tecnologie, nelle quali è fatta salva o richiamata
espressamente (art. 47, comma 3, lett. b) Codice dell'amministrazione
digitale). (4)

 

2.3. Principi del Codice

I trattamenti devono rispettare le garanzie in
materia di protezione dei dati e svolgersi nell'osservanza di alcuni
cogenti principi:

 

a) il principio di necessità, secondo cui i
sistemi informativi e i programmi informatici devono essere configurati
riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati
identificativi in relazione alle finalità perseguite (art. 3 del
Codice; par. 5.2 );

b) il principio di correttezza, secondo cui le
caratteristiche essenziali dei trattamenti devono essere rese note ai
lavoratori (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice). Le tecnologie
dell'informazione (in modo più marcato rispetto ad apparecchiature
tradizionali) permettono di svolgere trattamenti ulteriori rispetto a
quelli connessi ordinariamente all'attività lavorativa. Ciò,
all'insaputa o senza la piena consapevolezza dei lavoratori,
considerate anche le potenziali applicazioni di regola non
adeguatamente conosciute dagli interessati (v. par. 3 );

c) i trattamenti devono essere effettuati per
finalità determinate, esplicite e legittime (art. 11, comma 1, lett.
b), del Codice: par. 4 e 5), osservando il principio di pertinenza e
non eccedenza (par. 6). Il datore di lavoro deve trattare i dati "nella
misura meno invasiva possibile"; le attività di monitoraggio devono
essere svolte solo da soggetti preposti (par. 8) ed essere "mirate
sull'area di rischio, tenendo conto della normativa sulla protezione
dei dati e, se pertinente, del principio di segretezza della
corrispondenza" (Parere n. 8/2001, cit., punti 5 e 12 ).

 

 

3. Controlli e correttezza nel trattamento

 

3.1. Disciplina interna

In base al richiamato principio di correttezza,
l'eventuale trattamento deve essere ispirato ad un canone di
trasparenza, come prevede anche la disciplina di settore (art. 4,
secondo comma, Statuto dei lavoratori;allegato VII, par. 3 d.lg. n.
626/1994 e successive integrazioni e modificazioni in materia di "uso
di attrezzature munite di videoterminali", il quale esclude la
possibilità del controllo informatico "all'insaputa dei lavoratori").
(5)

 

Grava quindi sul datore di lavoro l'onere di
indicare in ogni caso, chiaramente e in modo particolareggiato, quali
siano le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione
ritenute corrette e se, in che misura e con quali modalità vengano
effettuati controlli. Ciò, tenendo conto della pertinente disciplina
applicabile in tema di informazione, concertazione e consultazione
delle organizzazioni sindacali.

 

Per la predetta indicazione il datore ha a
disposizione vari mezzi, a seconda del genere e della complessità delle
attività svolte, e informando il personale con modalità diverse anche a
seconda delle dimensioni della struttura, tenendo conto, ad esempio, di
piccole realtà dove vi è una continua condivisione interpersonale di
risorse informative.

 

3.2. Linee guida

In questo quadro, può risultare opportuno adottare
un disciplinare interno redatto in modo chiaro e senza formule
generiche, da pubblicizzare adeguatamente (verso i singoli lavoratori,
nella rete interna, mediante affissioni sui luoghi di lavoro con
modalità analoghe a quelle previste dall'art. 7 dello Statuto dei
lavoratori, ecc.) e da sottoporre ad aggiornamento periodico.

 

A seconda dei casi andrebbe ad esempio specificato:

 

se determinati comportamenti non sono tollerati
rispetto alla "navigazione" in Internet (ad es., il download di
software o di file musicali), oppure alla tenuta di file nella rete
interna;

in quale misura è consentito utilizzare anche per
ragioni personali servizi di posta elettronica o di rete, anche solo da
determinate postazioni di lavoro o caselle oppure ricorrendo a sistemi
di webmail, indicandone le modalità e l'arco temporale di utilizzo (ad
es., fuori dall'orario di lavoro o durante le pause, o consentendone un
uso moderato anche nel tempo di lavoro);

quali informazioni sono memorizzate
temporaneamente (ad es., le componenti di file di log eventualmente
registrati) e chi (anche all'esterno) vi può accedere legittimamente;

se e quali informazioni sono eventualmente
conservate per un periodo più lungo, in forma centralizzata o meno
(anche per effetto di copie di back up, della gestione tecnica della
rete o di file di log );

se, e in quale misura, il datore di lavoro si
riserva di effettuare controlli in conformità alla legge, anche
saltuari o occasionali, indicando le ragioni legittime –specifiche e
non generiche– per cui verrebbero effettuati (anche per verifiche sulla
funzionalità e sicurezza del sistema) e le relative modalità
(precisando se, in caso di abusi singoli o reiterati, vengono inoltrati
preventivi avvisi collettivi o individuali ed effettuati controlli
nominativi o su singoli dispositivi e postazioni);

quali conseguenze, anche di tipo disciplinare, il
datore di lavoro si riserva di trarre qualora constati che la posta
elettronica e la rete Internet sono utilizzate indebitamente;

le soluzioni prefigurate per garantire, con la
cooperazione del lavoratore, la continuità dell'attività lavorativa in
caso di assenza del lavoratore stesso (specie se programmata), con
particolare riferimento all'attivazione di sistemi di risposta
automatica ai messaggi di posta elettronica ricevuti;

se sono utilizzabili modalità di uso personale di mezzi con pagamento o fatturazione a carico dell'interessato;

quali misure sono adottate per particolari realtà
lavorative nelle quali debba essere rispettato l'eventuale segreto
professionale cui siano tenute specifiche figure professionali;

le prescrizioni interne sulla sicurezza dei dati e
dei sistemi (art. 34 del Codice, nonché Allegato B), in particolare
regole 4, 9, 10 ).

 

3.3. Informativa (art. 13 del Codice)

All'onere del datore di lavoro di prefigurare e
pubblicizzare una policy interna rispetto al corretto uso dei mezzi e
agli eventuali controlli, si affianca il dovere di informare comunque
gli interessati ai sensi dell'art. 13 del Codice, anche unitamente agli
elementi indicati ai punti 3.1. e 3.2..

 

Rispetto a eventuali controlli gli interessati
hanno infatti il diritto di essere informati preventivamente, e in modo
chiaro, sui trattamenti di dati che possono riguardarli.

 

Le finalità da indicare possono essere connesse a
specifiche esigenze organizzative, produttive e di sicurezza del
lavoro, quando comportano un trattamento lecito di dati (art. 4,
secondo comma, l. n. 300/1970 ); possono anche riguardare l'esercizio
di un diritto in sede giudiziaria.

 

Devono essere tra l'altro indicate le principali
caratteristiche dei trattamenti, nonché il soggetto o l'unità
organizzativa ai quali i lavoratori possono rivolgersi per esercitare i
propri diritti.

 

 

4. Apparecchiature preordinate al controllo a distanza

 

Con riguardo al principio secondo cui occorre
perseguire finalità determinate, esplicite e legittime (art. 11, comma
1, lett. b), del Codice), il datore di lavoro può riservarsi di
controllare (direttamente o attraverso la propria struttura)
l'effettivo adempimento della prestazione lavorativa e, se necessario,
il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro (cfr. artt. 2086, 2087 e
2104 cod. civ. ).

 

Nell'esercizio di tale prerogativa occorre
rispettare la libertà e la dignità dei lavoratori, in particolare per
ciò che attiene al divieto di installare "apparecchiature per finalità
di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori" (art. 4, primo
comma, l. n. 300/1970), tra cui sono certamente comprese strumentazioni
hardware e software mirate al controllo dell'utente di un sistema di
comunicazione elettronica.

 

Il trattamento dei dati che ne consegue è
illecito, a prescindere dall'illiceità dell'installazione stessa. Ciò,
anche quando i singoli lavoratori ne siano consapevoli. (6)

 

In particolare non può ritenersi consentito il
trattamento effettuato mediante sistemi hardware e software preordinati
al controllo a distanza, grazie ai quali sia possibile ricostruire –a
volte anche minuziosamente– l'attività di lavoratori. É il caso, ad
esempio:

 

della lettura e della registrazione sistematica
dei messaggi di posta elettronica ovvero dei relativi dati esteriori,
al di là di quanto tecnicamente necessario per svolgere il servizio
e-mail;

della riproduzione ed eventuale memorizzazione sistematica delle pagine web visualizzate dal lavoratore;

della lettura e della registrazione dei caratteri inseriti tramite la tastiera o analogo dispositivo;

dell'analisi occulta di computer portatili affidati in uso.

Il controllo a distanza vietato dalla legge
riguarda l'attività lavorativa in senso stretto e altre condotte
personali poste in essere nel luogo di lavoro. (7) A parte eventuali
responsabilità civili e penali, i dati trattati illecitamente non sono
utilizzabili (art. 11, comma 2, del Codice). (8)

 

 

5. Programmi che consentono controlli "indiretti"

 

5.1. Il datore di lavoro, utilizzando sistemi
informativi per esigenze produttive o organizzative (ad es., per
rilevare anomalie o per manutenzioni) o, comunque, quando gli stessi si
rivelano necessari per la sicurezza sul lavoro, può avvalersi
legittimamente, nel rispetto dello Statuto dei lavoratori (art. 4,
comma 2), di sistemi che consentono indirettamente un controllo a
distanza (c.d. controllo preterintenzionale) e determinano un
trattamento di dati personali riferiti o riferibili ai lavoratori. (9)
Ciò, anche in presenza di attività di controllo discontinue. (10)

 

Il trattamento di dati che ne consegue può
risultare lecito. Resta ferma la necessità di rispettare le procedure
di informazione e di consultazione di lavoratori e sindacati in
relazione all'introduzione o alla modifica di sistemi automatizzati per
la raccolta e l'utilizzazione dei dati (11), nonché in caso di
introduzione o di modificazione di procedimenti tecnici destinati a
controllare i movimenti o la produttività dei lavoratori. (12)

 

5.2. Principio di necessità

In applicazione del menzionato principio di
necessità il datore di lavoro è chiamato a promuovere ogni opportuna
misura, organizzativa e tecnologica volta a prevenire il rischio di
utilizzi impropri (da preferire rispetto all'adozione di misure
"repressive") e, comunque, a "minimizzare" l'uso di dati riferibili ai
lavoratori (artt. 3, 11, comma 1, lett. d) e 22, commi 3 e 5, del
Codice; aut. gen. al trattamento dei dati sensibili n. 1/2005, punto 4).

 

Dal punto di vista organizzativo è quindi opportuno che:

 

si valuti attentamente l'impatto sui diritti dei
lavoratori (prima dell'installazione di apparecchiature suscettibili di
consentire il controllo a distanza e dell'eventuale trattamento);

si individui preventivamente (anche per tipologie)
a quali lavoratori è accordato l'utilizzo della posta elettronica e
l'accesso a Internet; (13)

si determini quale ubicazione è riservata alle postazioni di lavoro per ridurre il rischio di un loro impiego abusivo.

Il datore di lavoro ha inoltre l'onere di adottare
tutte le misure tecnologiche volte a minimizzare l'uso di dati
identificativi (c.d. privacy enhancing technologies–PETs ). Le misure
possono essere differenziate a seconda della tecnologia impiegata (ad
es., posta elettronica o navigazione in Internet).

 

a) Internet: la navigazione web

Il datore di lavoro, per ridurre il rischio di usi
impropri della "navigazione" in Internet (consistenti in attività non
correlate alla prestazione lavorativa quali la visione di siti non
pertinenti, l'upload o il download di file, l'uso di servizi di rete
con finalità ludiche o estranee all'attività), deve adottare opportune
misure che possono, così, prevenire controlli successivi sul
lavoratore. Tali controlli, leciti o meno a seconda dei casi, possono
determinare il trattamento di informazioni personali, anche non
pertinenti o idonei a rivelare convinzioni religiose, filosofiche o di
altro genere, opinioni politiche, lo stato di salute o la vita sessuale
(art. 8 l. n. 300/1970; artt. 26 e 113 del Codice; Provv. 2 febbraio
2006, cit. ).

 

In particolare, il datore di lavoro può adottare
una o più delle seguenti misure opportune, tenendo conto delle
peculiarità proprie di ciascuna organizzazione produttiva e dei diversi
profili professionali:

 

individuazione di categorie di siti considerati correlati o meno con la prestazione lavorativa;

configurazione di sistemi o utilizzo di filtri che
prevengano determinate operazioni –reputate inconferenti con l'attività
lavorativa– quali l'upload o l'accesso a determinati siti (inseriti in
una sorta di black list) e/o il download di file o software aventi
particolari caratteristiche (dimensionali o di tipologia di dato);

trattamento di dati in forma anonima o tale da
precludere l'immediata identificazione di utenti mediante loro
opportune aggregazioni (ad es., con riguardo ai file di log riferiti al
traffico web, su base collettiva o per gruppi sufficientemente ampi di
lavoratori);

eventuale conservazione nel tempo dei dati
strettamente limitata al perseguimento di finalità organizzative,
produttive e di sicurezza.

b) Posta elettronica

Il contenuto dei messaggi di posta elettronica
–come pure i dati esteriori delle comunicazioni e i file allegati–
riguardano forme di corrispondenza assistite da garanzie di segretezza
tutelate anche costituzionalmente, la cui ratio risiede nel proteggere
il nucleo essenziale della dignità umana e il pieno sviluppo della
personalità nelle formazioni sociali; un'ulteriore protezione deriva
dalle norme penali a tutela dell'inviolabilità dei segreti (artt. 2 e
15 Cost.; Corte cost. 17 luglio 1998, n. 281 e 11 marzo 1993, n. 81;
art. 616, quarto comma, c.p.; art. 49 Codice dell'amministrazione
digitale). (14)

 

Tuttavia, con specifico riferimento all'impiego
della posta elettronica nel contesto lavorativo e in ragione della
veste esteriore attribuita all'indirizzo di posta elettronica nei
singoli casi, può risultare dubbio se il lavoratore, in qualità di
destinatario o mittente, utilizzi la posta elettronica operando quale
espressione dell'organizzazione datoriale o ne faccia un uso personale
pur operando in una struttura lavorativa.

 

La mancata esplicitazione di una policy al
riguardo può determinare anche una legittima aspettativa del
lavoratore, o di terzi, di confidenzialità rispetto ad alcune forme di
comunicazione.

 

Tali incertezze si riverberano sulla
qualificazione, in termini di liceità, del comportamento del datore di
lavoro che intenda apprendere il contenuto di messaggi inviati
all'indirizzo di posta elettronica usato dal lavoratore (posta "in
entrata") o di quelli inviati da quest'ultimo (posta "in uscita").

 

É quindi particolarmente opportuno che si adottino
accorgimenti anche per prevenire eventuali trattamenti in violazione
dei principi di pertinenza e non eccedenza. Si tratta di soluzioni che
possono risultare utili per contemperare le esigenze di ordinato
svolgimento dell'attività lavorativa con la prevenzione di inutili
intrusioni nella sfera personale dei lavoratori, nonché violazioni
della disciplina sull'eventuale segretezza della corrispondenza.

 

In questo quadro è opportuno che:

 

il datore di lavoro renda disponibili indirizzi di
posta elettronica condivisi tra più lavoratori (ad esempio,
info@ente.it, ufficiovendite@ente.it, ufficioreclami@società.com,
urp@ente.it, etc.), eventualmente affiancandoli a quelli individuali
(ad esempio, m.rossi@ente.it, rossi@società.com,
mario.rossi@società.it);

il datore di lavoro valuti la possibilità di
attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato ad uso privato
del lavoratore; (15)

il datore di lavoro metta a disposizione di
ciascun lavoratore apposite funzionalità di sistema, di agevole
utilizzo, che consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze
(ad es., per ferie o attività di lavoro fuori sede), messaggi di
risposta contenenti le "coordinate" (anche elettroniche o telefoniche)
di un altro soggetto o altre utili modalità di contatto della
struttura. É parimenti opportuno prescrivere ai lavoratori di avvalersi
di tali modalità, prevenendo così l'apertura della posta elettronica.
(16) In caso di eventuali assenze non programmate (ad es., per
malattia), qualora il lavoratore non possa attivare la procedura
descritta (anche avvalendosi di servizi webmail), il titolare del
trattamento, perdurando l'assenza oltre un determinato limite
temporale, potrebbe disporre lecitamente, sempre che sia necessario e
mediante personale appositamente incaricato (ad es., l'amministratore
di sistema oppure, se presente, un incaricato aziendale per la
protezione dei dati), l'attivazione di un analogo accorgimento,
avvertendo gli interessati;

in previsione della possibilità che, in caso di
assenza improvvisa o prolungata e per improrogabili necessità legate
all'attività lavorativa, si debba conoscere il contenuto dei messaggi
di posta elettronica, l'interessato sia messo in grado di delegare un
altro lavoratore (fiduciario) a verificare il contenuto di messaggi e a
inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo
svolgimento dell'attività lavorativa. A cura del titolare del
trattamento, di tale attività dovrebbe essere redatto apposito verbale
e informato il lavoratore interessato alla prima occasione utile;

i messaggi di posta elettronica contengano un
avvertimento ai destinatari nel quale sia dichiarata l'eventuale natura
non personale dei messaggi stessi, precisando se le risposte potranno
essere conosciute nell'organizzazione di appartenenza del mittente e
con eventuale rinvio alla predetta policy datoriale.

 

6. Pertinenza e non eccedenza

 

6.1. Graduazione dei controlli

Nell'effettuare controlli sull'uso degli strumenti
elettronici deve essere evitata un'interferenza ingiustificata sui
diritti e sulle libertà fondamentali di lavoratori, come pure di
soggetti esterni che ricevono o inviano comunicazioni elettroniche di
natura personale o privata.

 

L'eventuale controllo è lecito solo se sono rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza.

 

Nel caso in cui un evento dannoso o una situazione
di pericolo non sia stato impedito con preventivi accorgimenti tecnici,
il datore di lavoro può adottare eventuali misure che consentano la
verifica di comportamenti anomali.

 

Deve essere per quanto possibile preferito un
controllo preliminare su dati aggregati, riferiti all'intera struttura
lavorativa o a sue aree.

 

Il controllo anonimo può concludersi con un avviso
generalizzato relativo ad un rilevato utilizzo anomalo degli strumenti
aziendali e con l'invito ad attenersi scrupolosamente a compiti
assegnati e istruzioni impartite. L'avviso può essere circoscritto a
dipendenti afferenti all'area o settore in cui è stata rilevata
l'anomalia. In assenza di successive anomalie non è di regola
giustificato effettuare controlli su base individuale.

 

Va esclusa l'ammissibilità di controlli prolungati, costanti o indiscriminati.

 

6.2. Conservazione

I sistemi software devono essere programmati e
configurati in modo da cancellare periodicamente ed automaticamente
(attraverso procedure di sovraregistrazione come, ad esempio, la cd.
rotazione dei log file ) i dati personali relativi agli accessi ad
Internet e al traffico telematico, la cui conservazione non sia
necessaria.

In assenza di particolari esigenze tecniche o di
sicurezza, la conservazione temporanea dei dati relativi all'uso degli
strumenti elettronici deve essere giustificata da una finalità
specifica e comprovata e limitata al tempo necessario –e
predeterminato– a raggiungerla (v. art. 11, comma 1, lett. e), del
Codice ).

 

Un eventuale prolungamento dei tempi di conservazione va valutato come eccezionale e può aver luogo solo in relazione:

 

ad esigenze tecniche o di sicurezza del tutto particolari;

all'indispensabilità del dato rispetto all'esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria;

all'obbligo di custodire o consegnare i dati per
ottemperare ad una specifica richiesta dell'autorità giudiziaria o
della polizia giudiziaria.

In questi casi, il trattamento dei dati personali
(tenendo conto, con riguardo ai dati sensibili, delle prescrizioni
contenute nelle autorizzazioni generali nn. 1/2005 e 5/2005 adottate
dal Garante) deve essere limitato alle sole informazioni indispensabili
per perseguire finalità preventivamente determinate ed essere
effettuato con logiche e forme di organizzazione strettamente correlate
agli obblighi, compiti e finalità già esplicitati.

 

 

7. Presupposti di liceità del trattamento: bilanciamento di interessi

 

7.1. Datori di lavoro privati

I datori di lavoro privati e gli enti pubblici
economici, se ricorrono i presupposti sopra indicati (v., in
particolare, art. 4, secondo comma, dello Statuto ), possono effettuare
lecitamente il trattamento dei dati personali diversi da quelli
sensibili.

 

Ciò, può avvenire:

 

a) se ricorrono gli estremi del legittimo esercizio di un diritto in sede giudiziaria (art. 24, comma 1, lett. f) del Codice );

b) in caso di valida manifestazione di un libero consenso;

c) anche in assenza del consenso, ma per effetto
del presente provvedimento che individua un legittimo interesse al
trattamento in applicazione della disciplina sul c.d. bilanciamento di
interessi (art. 24, comma 1, lett. g), del Codice ).

 

Per tale bilanciamento si è tenuto conto delle
garanzie che lo Statuto prevede per il controllo "indiretto" a distanza
presupponendo non il consenso degli interessati, ma un accordo con le
rappresentanze sindacali (o, in difetto, l'autorizzazione di un organo
periferico dell'amministrazione del lavoro).

 

L'eventuale trattamento di dati sensibili è
consentito con il consenso degli interessati o, senza il consenso, nei
casi previsti dal Codice (in particolare, esercizio di un diritto in
sede giudiziaria, salvaguardia della vita o incolumità fisica;
specifici obblighi di legge anche in caso di indagine giudiziaria: art.
26).

 

7.2. Datori di lavoro pubblici

Per quanto riguarda i soggetti pubblici restano
fermi i differenti presupposti previsti dal Codice a seconda della
natura dei dati, sensibili o meno (artt. 18-22 e 112 ).

 

In tutti i casi predetti resta impregiudicata la
facoltà del lavoratore di opporsi al trattamento per motivi legittimi
(art. 7, comma 4, lett. a), del Codice ).

 

 

8. Individuazione dei soggetti preposti

 

Il datore di lavoro può ritenere utile la
designazione (facoltativa), specie in strutture articolate, di uno o
più responsabili del trattamento cui impartire precise istruzioni sul
tipo di controlli ammessi e sulle relative modalità (art. 29 del Codice
).

 

Nel caso di eventuali interventi per esigenze di
manutenzione del sistema, va posta opportuna cura nel prevenire
l'accesso a dati personali presenti in cartelle o spazi di memoria
assegnati a dipendenti.

 

Resta fermo l'obbligo dei soggetti preposti al
connesso trattamento dei dati (in particolare, gli incaricati della
manutenzione) di svolgere solo operazioni strettamente necessarie al
perseguimento delle relative finalità, senza realizzare attività di
controllo a distanza, anche di propria iniziativa.

 

Resta parimenti ferma la necessità che,
nell'individuare regole di condotta dei soggetti che operano quali
amministratori di sistema o figure analoghe cui siano rimesse
operazioni connesse al regolare funzionamento dei sistemi, sia svolta
un'attività formativa sui profili tecnico-gestionali e di sicurezza
delle reti, sui principi di protezione dei dati personali e sul segreto
nelle comunicazioni (cfr. Allegato B) al Codice, regola n. 19.6; Parere
n. 8/2001 cit., punto 9).

 

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

 

1) prescrive ai datori di lavoro privati e
pubblici, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, di
adottare la misura necessaria a garanzia degli interessati, nei termini
di cui in motivazione, riguardante l'onere di specificare le modalità
di utilizzo della posta elettronica e della rete Internet da parte dei
lavoratori (punto 3.1.), indicando chiaramente le modalità di uso degli
strumenti messi a disposizione e se, in che misura e con quali modalità
vengano effettuati controlli;

 

2) indica inoltre, ai medesimi datori di lavoro,
le seguenti linee guida a garanzia degli interessati, nei termini di
cui in motivazione, per ciò che riguarda:

 

a) l'adozione e la pubblicizzazione di un disciplinare interno (punto 3.2.);

 

b) l'adozione di misure di tipo organizzativo (punto 5.2.) affinché, segnatamente:

 

si proceda ad un'attenta valutazione dell'impatto sui diritti dei lavoratori;

si individui preventivamente (anche per tipologie)
a quali lavoratori è accordato l'utilizzo della posta elettronica e
dell'accesso a Internet;

si individui quale ubicazione è riservata alle postazioni di lavoro per ridurre il rischio di impieghi abusivi;

c) l'adozione di misure di tipo tecnologico, e segnatamente:

 

I. rispetto alla "navigazione" in Internet (punto 5.2., a):

 

l'individuazione di categorie di siti considerati correlati o non correlati con la prestazione lavorativa;

la configurazione di sistemi o l'utilizzo di filtri che prevengano determinate operazioni;

il trattamento di dati in forma anonima o tale da
precludere l'immediata identificazione degli utenti mediante opportune
aggregazioni;

l'eventuale conservazione di dati per il tempo
strettamente limitato al perseguimento di finalità organizzative,
produttive e di sicurezza;

la graduazione dei controlli (punto 6.1.);

II. rispetto all'utilizzo della posta elettronica (punto 5.2., b):

 

la messa a disposizione di indirizzi di posta
elettronica condivisi tra più lavoratori, eventualmente affiancandoli a
quelli individuali;

l'eventuale attribuzione al lavoratore di un diverso indirizzo destinato ad uso privato;

la messa a disposizione di ciascun lavoratore, con
modalità di agevole esecuzione, di apposite funzionalità di sistema che
consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze programmate,
messaggi di risposta che contengano le "coordinate" di altro soggetto o
altre utili modalità di contatto dell'istituzione presso la quale opera
il lavoratore assente;

consentire che, qualora si debba conoscere il
contenuto dei messaggi di posta elettronica in caso di assenza
improvvisa o prolungata e per improrogabili necessità legate
all'attività lavorativa, l'interessato sia messo in grado di delegare
un altro lavoratore (fiduciario) a verificare il contenuto di messaggi
e a inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per
lo svolgimento dell'attività lavorativa. Di tale attività dovrebbe
essere redatto apposito verbale e informato il lavoratore interessato
alla prima occasione utile;

l'inserzione nei messaggi di un avvertimento ai
destinatari nel quale sia dichiarata l'eventuale natura non personale
del messaggio e sia specificato se le risposte potranno essere
conosciute nell'organizzazione di appartenenza del mittente;

la graduazione dei controlli (punto 6.1.);

 

3) vieta ai datori di lavoro privati e pubblici,
ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. d), del Codice, di effettuare
trattamenti di dati personali mediante sistemi hardware e software che
mirano al controllo a distanza di lavoratori (punto 4), svolti in
particolare mediante:

 

a) la lettura e la registrazione sistematica dei
messaggi di posta elettronica ovvero dei relativi dati esteriori, al di
là di quanto tecnicamente necessario per svolgere il servizio e-mail;

 

b) la riproduzione e l'eventuale memorizzazione sistematica delle pagine web visualizzate dal lavoratore;

 

c) la lettura e la registrazione dei caratteri inseriti tramite la tastiera o analogo dispositivo;

 

d) l'analisi occulta di computer portatili affidati in uso;

 

4) individua, ai sensi dell'art. 24, comma 1,
lett. g), del Codice, nei termini di cui in motivazione (punto 7), i
casi nei quali il trattamento dei dati personali di natura non
sensibile possono essere effettuati per perseguire un legittimo
interesse del datore di lavoro anche senza il consenso degli
interessati;

 

5) dispone che copia del presente provvedimento
sia trasmessa al Ministero della giustizia-Ufficio pubblicazione leggi
e decreti, per la sua pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana ai sensi dell'art. 143, comma 2, del Codice.

 

Roma, 1° marzo 2007

 

IL PRESIDENTE

Pizzetti

 

IL RELATORE

Paissan

 

IL SEGRETARIO GENERALE

Buttarelli

 

 

 

 

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(1) Cfr. Gruppo Art. 29 sulla protezione dei dati,
Parere n. 8/2001 sul trattamento dei dati personali nel contesto
dell'occupazione, 13 settembre 2001, punti 5 e 12, in
http://ec.europa.eu/...pdf .

(2) Cfr. Niemitz v. Germany, 23 novembre 1992, par. 29; v. pure Halford v. United Kingdom, 25 giugno 1997, parr. 44-46.

(3) V. pure Gruppo Art. 29 cit., Documento di
lavoro riguardante la vigilanza sulle comunicazioni elettroniche sul
posto di lavoro, Wp 55, 29 maggio 2002, p. 4, in
http://ec.europa.eu/...pdf .

(4) V. pure la Direttiva per l'impiego della posta
elettronica nelle pubbliche amministrazioni del 27 novembre 2003;
Raccomandazione n. R (89)2 del Consiglio d'Europa in materia di
protezione dei dati personali nel contesto del rapporto di lavoro, in
http://cm.coe.int/...doc); Parere n. 8/2001 , cit., punto 5.

(5) V. altresì la Raccomandazione n. R (89) 2, cit., punto 3; Parere n. 8/2001 , cit., punto 9.1 e Wp 55, cit., punto 3.1.3.

(6) Cass. 18 febbraio 1983, n. 1236 e 16 settembre 1997, n. 9211.

(7) Cfr. Cass. 11 marzo 1986, n. 1490.

(8) Cfr. anche Cass., 17 giugno 2000, n. 8250 rispetto all'uso probatorio.

(9) Cass. 18 febbraio 1983, n. 1236 e 16 settembre 1997, n. 9211.

(10) Cass. 11 marzo 1986, n. 1490 cit.

(11) Raccomandazione n. R (89)2, cit., art. 3, comma 1.

(12) Art. 3 cit., comma 2; disposizione in base
alla quale, in presenza di rischi "per il diritto al rispetto della
vita privata e della dignità umana dei lavoratori, dovrà essere
ricercato l'accordo dei lavoratori o dei loro rappresentanti prima
dell'introduzione o della modifica di tali sistemi o procedimenti, a
meno che altre garanzie specifiche non siano previste dalla
legislazione nazionale": art. 3, comma 3.

(13) Cfr. Provv. 2 febbraio 2006 , in http://www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1229854.

(14) Cfr. nota del Garante 16 giugno 1999 , Boll. n. 9, giugno 1999 , p. 96; Tar Lazio, Sez. I ter, 15 novembre 2001, n. 9425.

(15) Cfr. il documento Wp 55, cit., p. 23.

(16) Cfr. il documento Wp 55, cit., p. 5.